Sopimusten hallinta

Sopimusten ja vastuiden hallinta on jokaisen organisaation jouhevan toiminnan kulmakivi.

Nykypäivän liiketoiminnassa sopimukset nähdään usein myös strategisena voimavarana, joka auttaa yritystä menestymään markkinoilla kilpailijoita paremmin ja välttämään kohtalokkaat riskit.

Hyvin usein suuri osa sopimuksista ei ole niitä tarvitsevien saatavilla, vaan henkilöstöltä kuluu paljon aikaa ja energiaa sopimusten etsimiseen eri järjestelmistä, sopimusten uudelleen työstämiseen tai väärillä tai puutteellisilla tiedoilla toimimiseen. Tämä on hyvin usein se tilanne, johon Kronodocin sopimusten hallinnan (contract management) ratkaisulla haetaan apua.

Kronodocin sopimustenhallintaratkaisu (sopimusarkisto) nopeuttaa tiedonkulkua ihmisten välillä sekä säästää työaikaa keskittämällä sopimustiedon hallintaa, helpottaa sopimusten hakemista ja jakelua. Ratkaisun avulla kaikki sopimusdokumentit liitteineen ovat käytettävissä käyttöoikeuksien puitteissa keskitetystä sopimusarkistosta riippumatta siitä, millä työvälineillä ne on tuotettu ja mitä sisältötyyppiä ne edustavat.

Sähköisen sopimusten hallinnan päätoiminnot

• Sopimusten laatiminen etukäteen määritetyistä sopimuspohjista tai ad-hoc sopimusten laatiminen ja tallentaminen järjestelmään
• Paperimuodossa olevien sopimusten skannaus
• Sopimuksiin liittyvien perustietojen tallennus: laatija, sopijapuolet, otsikot, kuvaukset, versiointi, kommentit, voimassaolotiedot, velvoitteet, vakuudet, hälytyspäivämäärät, runkosopimusten mahdolliset alasopimukset ja sopimukseen kohdistuvat tuet
• Hakutoiminnot erilaisilla kriteereillä
• Hälytykset ja notifikaatiot sopimusten voimassaolojaksoista tai uusimisista

Sähköisen sopimusten hallinnan käyttökohteita

• Sopimuksien laatiminen ja hallinta
• Keskitetty sopimusarkisto
• Sopimuksiin liittyvien vastuiden, päivämäärien ja velvoitteiden seuranta

Sähköisen sopimusten hallinnan hyödyt:

• Keskitetty sopimustiedon hallinta - läpinäkyvyys
• Tehokkaat haut - haettavuus
• Käyttöoikeuksien hallinta - tietoturva ja tiedon saatavuus
• Sopimuksen valmisteluprosessin tehostaminen - tehokkuus
• Hälytykset, joilla seurattavuus lisääntyy - riskien hallinta
• Mahdollisuus eri sopimusten arviointiin - riskien hallinta