Projektisalkun hallinta

Projektisalkun hallinnan (project portfolio management) kokonaisratkaisu tukee projektitoiminnan kytkemistä yrityksen strategiaan ja helpottaa projektitoiminnan tilanteen seuraamista kokonaisuutena.

Projektisalkun hallinnan kokonaisratkaisu tukee seuraavia prosesseja

• Projektiehdotusten arviointi ja kytkeminen strategisiin tavoitteisiin
• Projektiehdotusten ja -suunnitelmien hyväksyminen sekä projektien käynnistäminen
• Raportointi käynnissä olevista projekteista
• Projektitoiminnan kokonaistilanteen seuranta projektisalkkujen kautta
• Salkkuun vietyjen projektien tiedonhallinta
• Projektien päättäminen ja arkistoiminen "projektipankkiin"

Projektit elävät salkussa yhtiössä määritetyn projektien läpiviennin prosessin mukaan. Yksittäisen projektin ja koko salkun projektien tilanne on seurattavissa reaaliaikaisesti Kronodoc projektisalkussa.

Projektisalkun johtaminen

Kronodoc projektisalkusta yhtiön johto saa helposti ja nopeasti kokonaiskuvan projektien tilanteesta. Yhteenvedot saadaan tarvittaessa myös yksiköittäin tai osastoittain. Seuranta kertoo mitkä projektit ovat vielä aloittamatta, mitkä ovat esitutkimusvaiheessa (tai tarjousvaiheessa), mitkä toteutusvaiheessa ja mitkä ovat jo toteutuneet.

Salkusta on helppoa seurata myös yksittäisen projektin tilannetta: miten aikataulu pitää, miten lopputuotteet valmistuvat, miten projektin kustannukset vastaavat suunniteltuja ja miten henkilötyöbudjetti pitää.

Projektin johtaminen

Projektisalkku tarjoaa projektitiimille paikan, johon projektin tilanneraportit kootaan. Nistä raporteista sovellus tekee yhteenvedot ja raportit kaikkien salkun projektien yli.

Raportoinnin lisäksi projektisalkkuun voidaan koota kaikki muukin projektiin liittyvä dokumentaatio, kuten suunnitelmat, muistiot, pöytäkirjat ja projektin lopputuotteet. Tarvittaessa yksittäiseen projektiin tai sen tietoihin voidaan rajoittaa pääsy vain projektin ohjausryhmälle ja projektiryhmälle. Näin pidetään huoli siitä, että eri organisaatioiden tai osastojen projektit ovat näkyvissä vain ko. osastoille.

Projektitiimi voi muokata projektilleen oman tiedonhallinnan rakenteen, johon viedään projektiin liittyvää aineistoa ja johon raportoidaan edistymistä. Projektin dokumentaation jakelu ja projektista tiedottaminen sujuu Kronodocin avulla nopeasti ja helposti.

Projektin kaikkien tietojen löytyminen keskitetystä paikasta helpottaa sekä projektiryhmän että johdon työtä. Kun projektiin liittyvä tieto on kaikki yhdessä paikassa säästyy rutkasti aikaa, joka muuten menisi aineiston etsimiseen.

Päättyneet tai siirtyneet projektit voidaan varastoida omiin salkkuihinsa ja tarvittaessa aktivoida uudelleen.

Projektisalkun päätoiminnot

• Projektiehdotusten tekeminen
• Aktiivisten projektien salkut. Sama projekti voi olla useammassa salkussa
• Projektin tärkeimpien dokumenttien hallinta – projekitiehdotus, projektisuunnitelma, muutosraportti, edistysmisraportit, loppuraportti, budjetti
• Projektien etenemisen raportointi
• Projektin tuntien kirjaaminen
• Projektien ja kokonaisten salkkujen tilanteen raportointi
• Päättyneiden ja siirtyneiden projektien salkut
• Hienojakoiset käyttöoikeudet salkkujen, projektien ja projektin dokumentaation näkyvyyden valvontaan
  

Projektisalkun käyttökohteita

• Projektiehdotusten laatiminen ja käsittely
• Aktiivisten projektien dokumenttivarasto ja edistymisen raportointi
• Projekteihin liittyvän tiedon tallentaminen ja hakeminen
• Päättyneiden projektien varastointi

Projektisalkun hyödyt

• Toiminnan kehitys ja strategian jalkautus systematisoituu
• Projektien priorisointi ja toiminnan läpinäkyvyys lisääntyy. Vähemmän turhia projekteja.
• Projektien läpimenoajat lyhenevät
• Projektien kokonaistilanne (projektisalkku), ohjaaminen ja seuranta helpottuvat
• Yhteiset projektityötavat tulevat käytännöksi
• Tukee projektiosaamisen ja yhteisten toimintatapojen jalkauttamista