Sopimusten hallinta

Sopimusten ja vastuiden hallinta on jokaisen organisaation jouhevan toiminnan kulmakivi.

Nykypäivän liiketoiminnassa sopimukset nähdään usein myös strategisena voimavarana, joka auttaa yritystä menestymään markkinoilla kilpailijoita paremmin ja välttämään kohtalokkaat riskit.

Hyvin usein suuri osa sopimuksista ei ole niitä tarvitsevien saatavilla, vaan henkilöstöltä kuluu paljon aikaa ja energiaa sopimusten etsimiseen eri järjestelmistä, sopimusten uudelleen työstämiseen tai väärillä ja puutteellisilla tiedoilla toimimiseen. Tämä on hyvin usein se tilanne, johon BlueCielo ECM Solutions Oy:n sopimusten hallinnan (contract management) ratkaisulla haetaan apua.

Sopimustenhallintaratkaisumme (sopimusarkisto) nopeuttaa tiedonkulkua ihmisten välillä sekä säästää työaikaa keskittämällä sopimustiedon hallintaa, helpottaa sopimusten hakemista, sopimustietojen massamuutoksia sekä muutoksista tiedottamista että sopimusten jakelua. Ratkaisun avulla kaikki sopimusdokumentit liitteineen ovat käytettävissä käyttäjän henkilökohtaisten käyttöoikeuksien puitteissa keskitetystä sopimusarkistosta riippumatta siitä, millä työvälineillä ne on tuotettu ja mitä sisältötyyppiä ne edustavat. Sopimustenhallinnan ratkaisu on saatavilla sekä SaaS-palveluna, asiakaskohtaisen hosting-palveluna että asiakkaan omille palvelimille toimitettuna yritysratkaisuna. Käyttöliittymän kieliversiot ovat suomi, ruotsi ja/tai englanti.

Sähköisen sopimusten hallinnan päätoiminnot

• Täysin selainpohjainen ratkaisu, joka mahdollistaa erilaiset käyttöoikeudet sopimusten hallinnan osalta esim. tallentaja, valmistelija, tarkastaja, hyväksyjä, lukija ja/tai pääkäyttäjä.
• Sopimusten laatiminen etukäteen määritetyistä valmiista sopimuspohjista tai ad-hoc sopimusten laatiminen ja tallentaminen järjestelmään.
• Paperimuodossa olevien sopimusten skannaus suoraan järjestelmään.
• Sopimuksiin liittyvien perustietojen tallennus mm.: laatija, sopijapuolet, otsikot, kuvaukset, versiointi, kommentit, voimassaolotiedot, velvoitteet, vakuudet, hälytys- ja muistutuspäivämäärät, runkosopimusten mahdolliset alasopimukset ja sopimukseen kohdistuvat tuet.
• Hakutoiminnot erilaisilla kriteereillä sekä ominaisuustiedoista että tiedostojen sisältä. 
• Hälytykset, muistutukset ja notifikaatiot sopimusten voimassaolojaksoista tai uusimisista suoraan käyttäjien sähköpostiin kerran vrk:ssa tai kerran viikossa.
• Workflow per sopimustyyppi, käyttöoikeudet per workflow:n tila esim. hyväksymis workflow.
• Mahdollisuus sopimusten sähköiseen kommentointiin ja tarkastus-/hyväksyntäprosessiin.
• Sopimustietojen massamuokkaus yhden tai useamman sopimustiedon osalta.
• Sopimustiedostojen vai sopimukseen viittaavan linkin lähettäminen suoraan sopimustenhallintaratkaisusta vastaanottajalle.
• Käyttöoikeudet sopimustasolle asti ja lokitietojen kerääminen sopimuksen muutoksista (auditrail).
• Yhteen sopimuskorttiin (sopimus) voidaan liittää useampia tiedostoja esim. itse sopimus ja kaikki liitteet. Liitetiedostoilla ei tiedostomuoto tai tiedostokoko rajoitusta.
• Sopimusten linkittäminen näkymään useammassa kansiossa esim. puitesopimus, joka koskettaa useampaa tytäryhtiötä.
• Sopimuskumppanirekisteri.
• Sopimustietojen raportointi suoraan MS Exceliin jatkojalostamista varten.
• MS Office ja MS Outlook integraatio. 

Sähköisen sopimusten hallinnan käyttökohteita

• Sopimuksien laatiminen ja hallinta (case management).
• Keskitetty sopimusarkisto olemassa olevan sopimusmassan hallinnointiin (contract management).
• Sopimuksiin liittyvien vastuiden, päivämäärien ja velvoitteiden seuranta.

Sähköisen sopimusten hallinnan hyödyt:

• Keskitetty sopimustiedon hallinta - läpinäkyvyys ja tehokkuus
• Tehokkaat haut - haettavuus
• Käyttöoikeuksien hallinta - tietoturva ja tiedon saatavuus
• Sopimuksen valmisteluprosessin tehostaminen - tehokkuus
• Hälytykset ja muistutukset, joilla seurattavuus lisääntyy - riskien hallinta
• Mahdollisuus eri sopimusten arviointiin - raportointi